Cuando alguien pregunta cuánto cuesta un software a medida, la respuesta honesta es «depende», pero eso no ayuda a nadie a decidir. Así que aquí van números concretos: los rangos que manejamos para pequeñas empresas, qué hace que un proyecto cueste más o menos, y qué gastos vienen después de la entrega.
Todos los precios son orientativos y sin IVA. Sirven para saber si tu idea está en el orden de magnitud de tu presupuesto antes de hablar con nadie.
Precios orientativos por tipo de software
Estos son los tipos de herramienta que más piden las PyMEs y la horquilla habitual de una primera versión completa:
| Software | Para qué sirve | Precio |
|---|---|---|
| Panel de gestión | Pedidos, clientes, trabajos y estados en una pantalla para todo el equipo | 6.000 a 15.000 € |
| Presupuestos y seguimiento | Presupuestos con tus precios en minutos y aviso de cuáles volver a llamar | 5.000 a 10.000 € |
| Portal de clientes | Área privada para documentos, facturas, citas o estado del expediente | 7.000 a 18.000 € |
| Inventario y stock | Entradas, salidas y avisos, conectado a la tienda online | 5.000 a 12.000 € |
Por debajo de 5.000 € suele tener más sentido una automatización que conecte las herramientas que ya usas que un programa nuevo. Lo explicamos en qué tareas de una PyME se pueden automatizar. Por encima de 20.000 € ya hablamos de varios sistemas a la vez o de un producto para vender a terceros.
Qué hace que cueste más
El precio no lo marca la idea, sino el trabajo que hay detrás. Estas son las cinco cosas que más lo mueven.
El número de pantallas y de tipos de usuario
Cada pantalla distinta hay que diseñarla, programarla y probarla. Y cada tipo de usuario (administración, técnicos en la calle, clientes) necesita ver cosas distintas y tener permisos distintos. Un panel con seis pantallas para un solo tipo de usuario es mucho más barato que uno con quince pantallas para tres perfiles.
Las conexiones con otros programas
Conectar con tu programa de facturación, tu tienda online, tu pasarela de pago o tu correo añade trabajo. Si el otro programa tiene una forma oficial de conectarse, es asumible. Si no la tiene, puede encarecer mucho o directamente no ser viable, y conviene saberlo antes de empezar.
Pasar los datos que ya tienes
Migrar cinco años de clientes desde varias hojas de cálculo desordenadas lleva su tiempo: hay duplicados, formatos distintos y columnas que cada persona rellenó a su manera. Es un trabajo que se suele olvidar al pedir presupuesto y que conviene preguntar expresamente.
Aplicación del móvil de tienda o aplicación web
Una aplicación que se descarga desde la tienda de Apple y de Google cuesta bastante más que una aplicación web que se abre en el navegador del móvil y se puede instalar en la pantalla de inicio. Para la mayoría de herramientas internas de una PyME, la versión web es suficiente y se mantiene una sola vez.
Lo que tiene que pasar sin conexión o en tiempo real
Que funcione sin cobertura en una obra, que varias personas vean los cambios al instante o que envíe avisos automáticos a una hora concreta son requisitos razonables, pero cada uno suma. Mejor tenerlos claros desde el principio que descubrirlos a mitad.
Qué gastos vienen después
Un software a medida no termina el día de la entrega. Estos son los gastos recurrentes habituales:
- Alojamiento en la nube. Entre 10 y 50 € al mes para una herramienta de uso interno, con copias de seguridad diarias.
- Mantenimiento. Actualizaciones de seguridad, pequeños ajustes y soporte. Entre 150 y 450 € al mes según el tamaño y el tiempo de respuesta que necesites, o por horas si prefieres pagar solo cuando lo usas.
- Servicios externos. Si envía mensajes de WhatsApp, SMS o usa inteligencia artificial, esos servicios cobran por uso. Suelen ser pocos euros al mes en una PyME, pero hay que saberlo.
Desconfía de un presupuesto que no mencione nada de esto. No es que sea más barato: es que te lo encontrarás después.
Cómo compararlo con pagar licencias
La comparación útil no es «software a medida contra gratis», sino contra lo que ya pagas o pagarías.
Un ejemplo: un programa estándar de gestión con doce usuarios a 45 € al mes cada uno son 6.480 € al año, todos los años, y el precio sube cuando crece el equipo. Un software a medida de 9.000 € con 200 € al mes de alojamiento y mantenimiento cuesta 11.400 € el primer año y 2.400 € los siguientes. Al terminar el tercer año ya ha salido más barato, 16.200 € frente a 19.440 €, y además hace exactamente lo que necesitas.
La cuenta no siempre sale a favor del software a medida. Si tu forma de trabajar es la de cualquier empresa de tu sector, probablemente te conviene un programa estándar. Lo explicamos en software a medida o programa estándar.
Cómo bajar el precio sin hacer un mal software
- Empieza por una fase pequeña. La parte que más tiempo te quita, funcionando en pocas semanas. Lo demás se añade cuando la primera fase ya está pagándose sola.
- Llega con el proceso claro. Cuanto mejor sepas explicar cómo trabajáis hoy, menos horas de análisis hacen falta.
- Prioriza la versión web. Se usa desde el ordenador y desde el móvil, y se mantiene una sola vez.
- Aprovecha lo que ya existe. Si parte del trabajo lo hace bien un programa que ya tienes, se conecta en lugar de rehacerlo.
Qué debe incluir un buen presupuesto
Antes de firmar, comprueba que el presupuesto responde a estas preguntas:
- Qué pantallas y funciones incluye cada fase, por escrito.
- Si el precio es cerrado por fase o por horas.
- Si incluye pasar tus datos actuales.
- De quién es el código y a nombre de quién están las cuentas.
- Qué cuesta al mes después de la entrega.
- Qué pasa si quieres cambiar de proveedor.
- Cuánto dura la garantía de errores y qué cubre.
La respuesta a la cuarta pregunta debería ser siempre la misma: tuyo. El código, los datos y las cuentas tienen que estar a tu nombre, para que cualquier otro profesional pueda seguir si un día lo necesitas.
Cómo lo presupuestamos nosotros
Primero, una llamada de 30 minutos para entender qué quieres resolver. Si vemos que te sirve un programa que ya existe, te lo decimos. Si tiene sentido construirlo, hacemos un diagnóstico de una semana, de 490 € que se descuentan si seguimos adelante: dibujamos contigo el proceso, te enseñamos las pantallas clave y te damos una propuesta por fases, con precio cerrado cada una y la fecha de la primera versión útil.
Cobramos por hitos: 40 % al empezar, 30 % al aprobar el prototipo y 30 % a la entrega. Cada software lleva seis meses de garantía, en los que cualquier error se corrige sin coste.
Si tu empresa está en Sevilla o alrededores, tienes más detalle en software a medida en Sevilla. Y si quieres una primera cifra ahora mismo, el configurador de presupuesto te da una horquilla en un minuto.
¿Lo vemos en tu caso?
Te revisamos la web gratis y te decimos qué cambiaríamos primero, con datos. Presupuesto cerrado en 48 horas si quieres seguir.